Náhrada cestovních výdajů při cestě do zahraničí

15.3.2015 | Dotazy | Poradenství

Znění otázky

Zaměstnanec se vrátil ze služební pracovní cesty z Polska, na kterou mu byla poskytnuta záloha. Během cesty zakoupil materiál potřebný na zakázku a PHM do služebního vozidla. Doklady za materiál a PHM jsou v cizí měně tj. PLN. Zaměstnanci na tyto výdaje záloha nestačila, proto platil vlastními finančními prostředky v hotovosti. Jakým kursem proplatím zaměstnanci doklady, když vím, že materiál ani PHM se obecně nepovažují za cestovní náhrady ani nutné vedlejší výdaje, ale o tzv. ostatní výdaje? Dle mého názoru nelze použít ustanovení § 183 a 184 zákoníku práce, jelikož se nejedná o cestovní náhrady. Jsme společnost s. r. o. V účetnictví používáme čtvrtletní pevný kurs. Použiji pro přepočet dokladu v PLN na CZK - kurs účetní (čtvrtletní) nebo kurs ČNB platný ke dni vystavení dokladu? Popřípadě jaký kurs se má použít?

Odpověď

Shora uvedené situace jsou řešeny v části sedmé zákoníku práce. Hned v úvodním ustanovení § 151 je uvedeno, že zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci, není-li v zákoně dále stanoveno jinak, náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v sedmé části zákoníku práce.

Nenašla jsem, že by pro Váš případ bylo v zákoně něco stanoveno jinak, proto úhrada za PHM a materiál je podle mého názoru nutným vedlejším výdajem podle §164 resp. §171 zákoníku práce. Za nutný vedlejší výdaj se považuje výdaj, který vznikl zaměstnanci v přímé souvislosti s pracovní cestou. Pokud tedy byl zaměstnanec na pracovní cestě služebním vozem, je nepochybné, že nákup PHM do tohoto služebního vozu byl jeho nutný vedlejší výdaj. Stejně to bude i u materiálu, potřebného na zakázku, zvláště pokud účelem pracovní cesty byla právě tato zakázka. Nevidím důvod, proč by se takové výdaje neměly považovat za výdaj, související s pracovní cestou a tedy za nutné vedlejší výdaje. Popsané výdaje se považují za cestovní náhrady při pracovní cestě v zahraničí a při vyúčtování budou zahrnuty do celkové výše vynaložených výdajů na pracovní cestě a při doplácení rozdílu mezi poskytnutou zálohou a skutečnou potřebou se bude postupovat podle §183 odst. 4.

Pro konečnou výši doplatku zaměstnanci, pokud se nedohodnete, že mu vyplatíte výdaje v cizí měně, použijete takový kurs, kterým zaměstnanec směnil cizí měnu, tzn., buď doloží doklad ze směnárny, nebo předloží doklad ze svého účtu, pokud hradil výdaje soukromou platební kartou (např. výběr z bankomatu) nebo kurs ČNB, platný v den vyplacení zálohy.

Pro účely zaúčtování pak použijete kurs, který používáte v účetnictví, platný k datu účetního případu.

Použité zákony

  • 262/2006 Sb., zákoník práce 
Podle stavu k 15.3.2015.

Dotaz a odpověď zveřejněny na serveru Otázky & odpovědi online, provozované nakladatelstvím Wolters Kluwer, a. s

Irena Fučíková

<< Zpět na Poradenství